En 2013, Rudy Montagard crée Articole, une entreprise du paysage située à Apt, dans le Vaucluse. Son activité est principalement consacrée à l'entretien de propriétés dans le Luberon et les Monts de Vaucluse, notamment des résidences secondaires et des locations saisonnières.
Articole réalise également quelques travaux de création, comme des plantations complémentaires, des aménagements de massifs ou de l'arrosage automatique, ainsi que des interventions ponctuelles. Sa clientèle est composée à environ 95 % de particuliers.
Rudy démarre seul. Aujourd'hui, Articole compte 20 collaborateurs et sept équipes.
Utilisateur d'Altagem depuis le début de son activité, Rudy est revenu avec nous sur les différentes étapes du développement de son entreprise, son organisation et les indicateurs qu'il utilise aujourd'hui pour la piloter.
Lorsque Rudy crée Articole en 2013, il travaille seul.
Le premier changement important intervient en 2015. Il rachète une petite entreprise appartenant à un jardinier-paysagiste et reprend à cette occasion l'un de ses salariés, Bernard.
En 2017, il réalise une seconde opération similaire en rachetant une autre entreprise et en reprenant également un salarié.
Ces deux opérations participent directement à la croissance de l'entreprise.
Lors du premier rachat, Rudy bénéficie aussi de l'expérience du précédent dirigeant, qui lui conseille de revoir ses tarifs.
« Il m'a vraiment fait réactualiser tous mes prix en me disant que je ne travaillais pas assez cher. »
Rudy augmente alors son tarif de l'ordre de 5 à 6 euros. Il estime avoir éventuellement perdu trois clients à cette période, sans que cela soit significatif.
Cette augmentation lui permet surtout, selon ses mots, de « conforter des marges » et d'améliorer sa trésorerie à cet instant.
Avec l'arrivée de Bernard en 2015, Rudy doit désormais organiser le travail d'un salarié autonome qui connaît déjà les clients de l'entreprise rachetée.
Altagem fait alors partie intégrante de son organisation.
Rudy utilise la solution pour planifier les interventions de Bernard, récupérer ses rapports d'intervention et disposer des informations nécessaires pour facturer son travail.
Les deux hommes se voient physiquement environ une fois par semaine. Le reste du temps, Rudy explique réussir à organiser son activité grâce au téléphone et à Altagem.
« J'arrivais très bien à gérer Bernard entre le téléphone et Altagem, ça répondait pleinement à mes besoins. »
À cette époque, le suivi de la rentabilité de Rudy reste volontairement simple.
Son activité étant essentiellement consacrée à l'entretien, il s'intéresse principalement aux heures réalisées.
Grâce au suivi des heures dans Altagem, il peut savoir où il en est dans la consommation des heures prévues : combien ont été réalisées, combien restent à effectuer ou si le volume initial a été dépassé.
Pour Rudy, cet indicateur est particulièrement important dans son activité :
« En entretien, nous, si on suit les heures, c'est l'indicateur le plus important à suivre. »
En 2015, lorsqu'il ne compte encore qu'un ou deux salariés, Rudy explique suivre principalement deux indicateurs : ses heures de chantier et le niveau de sa trésorerie.
À mesure qu'Articole recrute, Rudy fait évoluer les indicateurs qu'il suit.
Les heures et la trésorerie ne suffisent plus à elles seules.
Il commence notamment à travailler sur son plan de charge : combien d'heures ses contrats représentent-ils pour chaque équipe ? Combien d'heures supplémentaires doit-il encore vendre à travers des missions ponctuelles pour disposer d'un planning suffisamment rempli ?
Ce suivi lui sert également lorsqu'il envisage de créer de nouvelles équipes.
Rudy explique avoir observé le niveau d'heures supplémentaires réalisées par ses collaborateurs. Lorsque ses équipes arrivaient à saturation, il considérait qu'il pouvait en créer une nouvelle.
« Si j'ai un salarié mais que je vends bien ses heures, je n'ai aucun problème à embaucher ou à acheter un camion. »
Au fil des années, Articole grandit ainsi progressivement pour atteindre aujourd'hui sept équipes.
Rudy identifie un autre changement lorsqu'Articole arrive autour de 8 à 10 salariés.
Il explique avoir lui-même commencé à devenir un frein au fonctionnement de l'entreprise.
« L'élément bloquant, ça a été moi, tout simplement. »
À cette période, il doit encore gérer de nombreuses tâches : réalisation et saisie des devis, facturation et différents éléments administratifs.
Il reconnaît notamment avoir parfois accumulé du retard dans la remise de ses offres ou dans sa facturation.
Avec davantage de salariés, la charge administrative augmente également : davantage de factures, davantage de devis pour alimenter les équipes et davantage d'éléments à transmettre pour préparer les fiches de paie.
Rudy finit donc par embaucher une assistante, qu'il positionne également sur Altagem afin qu'elle puisse suivre ces éléments.
L'organisation du planning est également un sujet que Rudy évoque très concrètement.
Avant de le gérer sur Altagem, il utilisait des feuilles de papier :
« Je le faisais encore sur des feuilles de papier avec un crayon et une gomme. J'effaçais, je remettais, je bougeais mes équipes comme ça. »
Il explique avoir souvent réalisé cet exercice dans l'urgence, parfois au dernier moment ou même pendant le week-end.
Avec Altagem, il crée ses interventions sous forme de blocs qu'il peut ensuite déplacer dans le planning.
Il utilise également la solution pour informer ses clients de ses dates de passage.
À l'époque, il pouvait par exemple s'arrêter avec sa tablette et confirmer directement à un client le jour et l'heure auxquels son équipe interviendrait.
Selon Rudy, certains clients ont alors remarqué une différence dans son organisation.
En grandissant, Rudy quitte progressivement le terrain pour consacrer davantage de temps à l'encadrement.
Il explique avoir alors eu peur de perdre le fil de ce qui était réellement réalisé sur les différentes propriétés de ses clients.
Les informations enregistrées dans Altagem lui permettent de retrouver les interventions réalisées par ses équipes : les prestations prévues, ce qui a été fait en plus ou en moins ou encore les éventuelles prestations hors contrat.
Il peut ainsi retrouver l'historique d'une intervention même lorsqu'il n'était pas lui-même présent sur place.
Rudy résume son utilisation ainsi :
« Pour moi, Altagem est le lien entre mes clients et mes équipes. »
Rudy reconnaît également avoir longtemps pris certaines décisions « au doigt mouillé ».
Pour faire évoluer sa manière de piloter Articole, il s'est fait accompagner à différentes étapes de son parcours.
Il cite notamment des personnes rencontrées par l'intermédiaire de la Chambre des métiers ainsi que son intégration à un réseau lui ayant permis d'échanger avec des spécialistes de la gestion d'entreprise, du paysage et de la production.
« On ne peut pas hésiter à se faire accompagner parce qu'on gagne du temps et on fait moins d'erreurs. »
Aujourd'hui, parmi les conseils qu'il donnerait à d'autres entrepreneurs du paysage souhaitant structurer leur activité, il cite l'accompagnement, la formation et la mise en place d'indicateurs de suivi.
L'un des points sur lesquels Rudy insiste concerne le chiffre d'affaires.
Il explique avoir lui-même fait l'erreur de trop le suivre.
« Si on suit purement du chiffre d'affaires, ce n'est pas suffisant. »
Aujourd'hui, il s'intéresse davantage à la marge et à la rentabilité.
Pour son activité d'entretien, il suit notamment une marge brute mensuelle grâce à un tableau de bord.
Il précise qu'il peut parfois être en retard en chiffre d'affaires tout en étant en avance sur sa marge.
« Ce n'est pas forcément le chiffre d'affaires qui m'intéresse, c'est plutôt ma marge. »
La trésorerie fait également partie des indicateurs auxquels Rudy accorde aujourd'hui une attention particulière.
Après avoir connu des problèmes de trésorerie, il explique avoir changé sa façon de la suivre.
Il ne regarde plus seulement le montant présent sur son compte bancaire, mais cherche également à projeter sa trésorerie sur plusieurs mois.
Cette anticipation lui permet notamment de prendre en compte les périodes où l'activité peut être plus basse. Chez Articole, Rudy cite par exemple la période estivale, pendant laquelle les congés peuvent entraîner une baisse du chiffre d'affaires.
Aujourd'hui, il réalise une projection à 12 mois et estime disposer d'une visibilité fiable à environ trois à six mois lorsque les ventes prévues sont au rendez-vous.
Lorsqu'on lui demande ce qui permet de sécuriser une croissance saine, Rudy ne cite pas uniquement les indicateurs financiers.
Il met en avant trois éléments :
la trésorerie, la satisfaction des clients et la motivation des équipes.
La satisfaction client lui permet de vérifier que l'entreprise continue d'aller dans la bonne direction.
La motivation des équipes constitue également, selon lui, un élément particulièrement important. Rudy explique avoir connu aussi bien des périodes où son entreprise se sentait très forte que des périodes plus difficiles, notamment lorsque des problèmes de trésorerie ont affecté le moral des équipes.
Avec le développement d'Articole, Rudy travaille également davantage sur les processus internes.
Il cite notamment la création d'un livret d'accueil, qu'il reconnaît avoir mis du temps à instaurer.
L'objectif est de permettre aux nouveaux salariés de mieux comprendre l'entreprise, ses valeurs et ses règles internes.
Rudy travaille aujourd'hui sur davantage de processus au sein d'Articole.
Alors qu'il pouvait auparavant les considérer comme quelque chose de rigide, il estime désormais qu'ils permettent également de rassurer les personnes qui intègrent l'entreprise.
Les nouveaux collaborateurs sont ainsi davantage accompagnés pendant leurs premières semaines et rencontrent différents responsables selon les tâches à découvrir.
Au cours de l'interview, Rudy présente également concrètement la manière dont il exploite aujourd'hui les informations présentes dans Altagem.
À partir d'un export de ses heures, il peut analyser une période donnée dans Excel.
Sur l'exemple présenté pour le mois de mars, il distingue notamment les heures consacrées à ses contrats, à la régie, aux missions ponctuelles, aux chantiers de création ou encore au temps passé au dépôt.
Ces informations proviennent des données renseignées par les collaborateurs à travers la pointeuse virtuelle d'Altagem.
Rudy peut ainsi suivre notamment ses heures facturables et non facturables, mais aussi analyser ses données par activité, par chantier ou par client.
Il précise également pouvoir suivre les heures de matériel et les fournitures dès lors que ces informations sont tracées par les équipes dans l'application.
Depuis la création d'Articole en 2013, les besoins de Rudy ont évolué avec la taille de son entreprise.
D'abord seul, puis accompagné d'un premier salarié, il dirige aujourd'hui une entreprise de 20 collaborateurs répartis en sept équipes.
Au fil de ce développement, ses indicateurs et son organisation se sont également précisés : suivi des heures, trésorerie, plan de charge, marge, satisfaction client ou encore motivation des équipes.
Altagem accompagne Articole depuis le début de cette aventure, avec une utilisation qui s'est elle aussi développée au rythme des besoins de l'entreprise : organisation du planning, rapports d'intervention, suivi des heures, transmission des informations entre les équipes et exploitation des données d'activité.
Un parcours que Rudy partage avant tout dans l'objectif d'être utile à d'autres professionnels du paysage :
« Si ça peut aider certains collègues à moi, c'est avec grand plaisir. »