Dans les petites structures, qu’il s’agisse d’entreprises de paysage, BTP, de sociétés de nettoyage ou de structures adaptées comme les ESAT ou les Entreprises Adaptées, la charge administrative peut rapidement devenir un véritable fardeau. Ce poids, souvent invisible au départ, grignote peu à peu du temps, de l’énergie… et de la rentabilité.
Quand l’encadrant passe plus de temps à remplir des tableaux Excel qu’à piloter ses équipes, ou qu’un chef d’équipe peine à retrouver un document dans une pile de papiers en retard, c’est toute la performance de l’organisation qui vacille. Alors, pourquoi la paperasse est-elle un frein si sous-estimé ? Et surtout, comment s’en libérer efficacement ?
Saisir les heures des salariés manuellement, ressaisir les données des interventions pour les devis ou les factures, rechercher des documents perdus, compiler les absences ou les congés à la main… Ces tâches, répétitives et chronophages, sont légion dans les petites structures où il n’y a souvent pas de service RH ou administratif dédié.
Selon une étude menée par Sage (Rapport PME & digitalisation, 2023), près de 42 % du temps de gestion dans les TPE/PME est consacré à des tâches administratives. Un chiffre qui grimpe dans les structures multisites ou celles qui doivent répondre à des exigences contractuelles et réglementaires strictes.
Chaque minute passée sur un document est une minute de moins pour organiser les plannings, suivre la qualité des interventions, former les équipes ou répondre aux urgences du terrain. Résultat : l’encadrement s’épuise, les erreurs se multiplient, et l’entreprise devient réactive au lieu d’être proactive.
La multiplication des outils, des supports papier et des processus artisanaux entraîne non seulement une perte de productivité, mais aussi des coûts cachés. Un devis envoyé trop tard, une intervention mal planifiée, une relance client oubliée, un suivi de matériel inexistant : autant de petites erreurs qui finissent par peser lourd sur les résultats. Un rapport d’IDC (International Data Corporation, 2022) révèle que le coût moyen des processus administratifs manuels non optimisés représente entre 6 et 12 % du chiffre d’affaires d’une entreprise de services. Un manque à gagner évitable, à condition de s’équiper intelligemment.
Un logiciel tout-en-un comme Altagem permet de supprimer la redondance des tâches et de fluidifier les flux d’informations entre le terrain et le bureau. Grâce à une plateforme unique, la planification, la saisie des heures, la gestion RH, les devis et factures, ou encore le suivi des interventions sont centralisés, accessibles, sécurisés. Plus besoin de chercher les informations dans cinq fichiers différents ou d’attendre que les feuilles terrain soient remontées en fin de semaine : tout est en temps réel, partagé et structuré.
Avec un outil de gestion adapté :
Le temps de traitement administratif peut être réduit de moitié.
Les relances clients sont automatisées.
Les feuilles d’heures sont générées sans ressaisie.
Les indicateurs clés sont accessibles en un clic pour piloter l’activité.
Chez les clients Altagem, le gain de temps moyen observé est de 3 à 6 heures par semaine par encadrant, selon leur configuration de départ.
Derrière l’automatisation des tâches administratives, il y a aussi un enjeu humain. Les encadrants et techniciens ne sont pas là pour faire de la paperasse, mais pour assurer un bon fonctionnement des équipes, une qualité de service irréprochable, et un accompagnement efficace sur le terrain.
Alléger la charge mentale liée à la gestion permet non seulement de prévenir l’épuisement, mais aussi de revaloriser les missions, favoriser l’engagement et stabiliser les équipes.
Créé par un ancien paysagiste confronté à ces difficultés, Altagem est pensé pour les structures avec des équipes mobiles, souvent limitées en ressources administratives, mais exigeantes sur la qualité de leur service. En remplaçant la paperasse par une gestion simple, fluide et interconnectée, Altagem aide les petites entreprises à se structurer sans complexité.